Die Notgeschäftsführung professionell im Voraus planen

Fällt es Ihnen schwer, Unfallszenarien, Krankheiten oder gar einen Todesfall in die Planung mit einzubeziehen, wenn Sie mitten im Leben stehen? Vermutlich ja, und doch kann jederzeit einer der genannten Fälle eintreten. Dies gilt für uns alle ebenso wie für Firmeninhaber, die oftmals auch alleinige Geschäftsführer eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens sind. Wenn man dieser Tatsache ins Auge schaut, führt kein Weg daran vorbei, vorausschauend einen Plan für jede erdenkliche Situation zu erstellen. Ein essenzieller Bestandteil ist der unternehmerische Notfallkoffer mit allen wichtigen Dokumenten und Vollmachten, um eine Notgeschäftsführung auf den Weg zu bringen.

Wir haben nachfolgend einige wissenswerte Informationen zusammengetragen, um zu erläutern, welche Konsequenzen es haben kann, wenn etwa eine GmbH ohne Geschäftsführung dasteht. Ebenso wird geklärt, weshalb es so wichtig ist, den Inhalt des sogenannten Notfallkoffers für Unternehmer professionell zusammenzustellen, damit alle involvierten Personen schnellstmöglich die Situation bewältigen können.

Erfahrene Berg- und Skiwanderer wissen um die Gefahren, die in der winterlichen Bergwelt abseits präparierter Pisten auf sie warten. Lawinenrucksäcke, Airbags und Piepser gehören zur Grundausstattung. Mit der gleichen Voraussicht sollten sich Firmeninhaber und Geschäftsführer auf alle Eventualitäten in ihrem Berufsleben vorbereiten. Dazu gehört auch eine mögliche Unternehmensnachfolge im Mittelstand aufgrund tragischer Ereignisse.

Unabhängig davon, ob man kurzfristig, längerfristig oder dauerhaft ausfällt, eine führungslose GmbH ist de facto handlungsunfähig. Sie ist in der vergleichbaren Situation wie ein verschütteter Skifahrer und auf Hilfe von außen angewiesen. Im ungünstigsten Fall muss über das zuständige Amtsgericht ein externer Notgeschäftsführer einberufen werden. Eine Lösung, die in den allermeisten Fällen tatsächlich nur eine Notlösung ist. Zudem werden entsprechende Anträge häufig abgelehnt, wenn die Dringlichkeit der Maßnahme infrage gestellt wird.

Auf diesen Umstand und weitere mögliche Komplikationen sind laut einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) nur etwas mehr als 25 % aller KMUs vorbereitet. Wer dafür sorgt, dass bei Bedarf die Vollmacht für eine Geschäftsführer-Vertretung vorhanden ist, hat bereits eine erste Hürde genommen. Spätestens an diesem Punkt kommt der Notfallkoffer ins Spiel, um die Handlungsvollmacht für die GmbH effizient zu regulieren.

Zweifelsohne erfordert es mentale Stärke, sich als Geschäftsführer einer GmbH mit einem mehrwöchigen Krankenhausaufenthalt oder im Extremfall mit dem eigenen Todesfall zu beschäftigen. Dies fällt umso schwerer, wenn man sich körperlich und geistig fit fühlt und voller Tatendrang ist. Leider kann sich das Blatt für jeden von uns von einem auf den anderen Tag grundlegend wenden. Exakt aus diesem Grund sollte man als verantwortungsbewusster Unternehmer das Packen des Notfallkoffers rechtzeitig zur Chefsache erheben. In dem Zusammenhang stellt sich die alles entscheidende Frage, was mit eingepackt werden soll.

Die gute Nachricht zuerst: Die Planung einer Notgeschäftsführung bedeutet keineswegs, dass zwangsläufig der Ernstfall eintreten muss. Vielmehr kann man das Packen aller wichtigen Informationen und Unterlagen dazu nutzen, sein unternehmerisches Umfeld im Familienbetrieb ebenso wie in der mittelständischen GmbH zu prüfen. Dabei stellt sich die Frage nach Personen, die ausreichend vertrauenswürdig sind, wenn man als Geschäftsführer krank wird. Das können Familienmitglieder, langjährige Mitgesellschafter oder externe Fachkräfte sein.

Während der Planung kommt die Frage auf, was der Notfallkoffer genau beinhalten sollte. Die wichtigsten Punkte werden ohne Anspruch auf Vollständigkeit nachfolgend aufgelistet:

Zu den Grundlagen für das operative Tagesgeschäft zählen alle aktuellen Bankdaten und Kontakte mitsamt den benötigten Passwörtern, wichtige Telefonnummern, Adresslisten von Kunden und Lieferanten, Versicherungen und vergleichbare Daten. Diese kommen im Rahmen der Notgeschäftsführung praktisch täglich zum Einsatz, um die Firma operativ und finanziell am Laufen zu halten. Dazu können auch Patente und Informationen zu den Produktionsverfahren zählen.

Tritt der schlimmste Fall ein und der Geschäftsführer ist verstorben, ist dessen Testament von großer Bedeutung. Häufig wird in diesem Zusammenhang das Berliner Testament empfohlen, das die Absicherung des jeweiligen Ehepartners und der Kinder berücksichtigt, da sich die rein gesetzliche Erbfolge oftmals nachteilig auswirken kann. Zu den typischen Beispielen zählt, wenn das Erbe aufgrund der gesetzlichen Regelungen an den minderjährigen Nachwuchs übergeht, dieser aber aus Altersgründen nicht geschäftsfähig ist.

Mit einer Vorsorgevollmacht und einer ergänzenden Unternehmervollmacht wird dagegen die vorübergehende Vertretung des Geschäftsführers bei Krankheit geregelt. Dazu wird unter anderem eine Handlungsvollmacht mit gesetzlich festgelegten, meist unbeschränktem Umfang, eine sog. Prokura, an eine Person mit der notwendigen Kompetenz übertragen.

Es handelt sich um ein insgesamt recht komplexes Thema, bei dem juristisches Expertenwissen gefragt ist, um sich hinsichtlich der Notgeschäftsführung und der Unternehmensnachfolge rechtssicher aufzustellen. Dies trifft umso mehr zu, wenn der Tod des Geschäftsführers einer Ein-Mann-GmbH zu beklagen ist.

Zu den sonstigen Daten und Informationen, die in den Koffer gehören, zählen beispielsweise betriebliche Mitgliedschaften sowie Verträge und Urkunden, bestehende Gesellschafterverträge und Handelsregisterauszüge. Auch sind beispielsweise Grundbuchauszüge wichtig, wenn Immobilienwerte zum Unternehmen gehören.

Tipp: Firmeninhaber und Geschäftsführer erhalten über regionale IHK-Vertretungen hilfreiche Checklisten mit vielen wichtigen Punkten, die für die ersten Schritte eine gute Orientierung bieten. Oftmals stehen diese als unverbindlicher Download zur Verfügung und können direkt verwendet werden. Dabei darf nicht vergessen werden, dass nach der Zusammenstellung des Notfallkoffers weitere Maßnahmen von Bedeutung sind.

Wie die DIHK-Umfrage gezeigt hat, fällt es gerade Inhabern kleiner oder mittelständischer Unternehmen schwer, die Nachfolge bis hin zu einer möglichen Unternehmensübergabe zu regeln. Gefühlt kommt dies einem Kontrollverlust gleich. Dennoch sind die nächsten Schritte wichtig:

Schritt 1: Spätestens wenn der Notfallkoffer gepackt ist, sollte eine Vertrauensperson informiert werden, der die Vollmacht als Geschäftsführer in Vertretung übertragen werden soll. Ebenso ist empfehlenswert, alle Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen, dass entsprechende Regelungen getroffen worden sind. Ein wichtiger Aspekt, da es auch um die Zukunft der Arbeitnehmer geht und der Unternehmenserfolg von deren Motivation abhängt.

Schritt 2: Der Aufbewahrungsort des Notfallkoffers muss der vorübergehend oder dauerhaft verantwortlichen Notgeschäftsführung bekannt sein. Er kann beispielsweise bei einem Notar und alternativ bei dem zuständigen Steuerberater mit entsprechenden Anweisungen hinterlegt werden. Besonders sensible Firmendaten werden idealerweise separat in einem Bankschließfach aufbewahrt.

Schritt 3: Nichts ist so beständig wie der Wandel im Berufsleben eines Geschäftsführers. Jegliche Veränderungen innerhalb der eigenen Firma müssen berücksichtigt werden, wenn es um den Inhalt des Notfallkoffers geht. Dies beginnt bei Gesellschaftsverträgen und reicht vom Personalwesen über die Einreichung neuer Patente bis hin zur Implementierung moderner Produktionsverfahren. Auch kann es vorkommen, dass man die Hausbank wechselt und notwendige Investitionskredite aufnimmt. All diese Punkte müssen aktualisiert werden, damit die Notfallmaßnahmen im Bedarfsfall greifen.

Es gibt verschiedenste Szenarien, die eine GmbH ohne Geschäftsführer schnell in eine ernsthafte Schieflage bringen. Beispielsweise kann ein Unfall auf der Rückfahrt von einem Geschäftstermin oder eine Infektion mit dem Coronavirus unvorbereitet eintreten. Solche Vorfälle sind häufig mit einer sofortigen Behandlung oder einem längeren Krankenhausaufenthalt verbunden.

Wie also das Tagesgeschäft abwickeln, wenn der Geschäftsführer unerwartet verstorben oder vorübergehend nicht einsatzfähig ist?

Wurden bisher keine Maßnahmen in Sachen Notgeschäftsführung durchgeführt, gilt es etwa für Familienmitglieder oder Mitgesellschafter, schnell und entschlossen Verantwortung zu übernehmen. Die nachfolgende Checkliste dient einer ersten Orientierung:

1. Wenn vorhanden, umgehend Gesellschafterverträge und unternehmensrelevante Beschlüsse zusammentragen.

2. Gewährleisten, dass alle finanziell notwendigen Transaktionen von der Bezahlung von Rechnungen bis hin zur Überweisung der Löhne möglichst übergangslos sichergestellt werden. Im Bedarfsfall müssen Gespräche mit den Banken geführt werden.

3. Informationen darüber einholen, welche Vorgänge in nächster Zeit oberste Priorität haben. Führungskräfte im Bereich der Produktion und Verwaltung sind die richtigen Ansprechpartner ebenso wie deren unterstellte Mitarbeiter.

4. Sofern möglich, über eine Gesellschafterversammlung einen Notgeschäftsführer einberufen. Ansonsten bleibt nur der Weg zum zuständigen Amtsgericht, der allerdings mit einigen Hürden verbunden sein kann und nicht immer zum gewünschten Erfolg führt.

5. Weitere Informationsquellen nutzen. Zu diesen zählen etwa Steuerberater und regelmäßig beauftragte Unternehmensberater, die Ihnen mit ihrem Fachwissen schnell und professionell zur Seite stehen können.

Verständlicherweise ist es nicht das Einfachste sich mit solch gravierenden Szenarien wie einem schweren Unfall oder dem eigenen Tod auseinander zu setzen. Doch oftmals berichten Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen davon, dass sich nach dem Packen des Notfallkoffers Erleichterung breit gemacht hat. Gerade aus diesem Grund ist es so wichtig, sich rechtzeitig mit besagtem Thema zu beschäftigen.

Haben Sie diese emotionale Hürde genommen und planen neben dem Packen des Notfallkoffers auch eine mittel- bis langfristige Unternehmensnachfolge, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit CARL auf. Hier unterstützen und begleiten Sie erfahrene Berater auf dem Weg, um Ihr Lebenswerk in eine sichere Zukunft zu führen.