Geschützte Datenräume im M&A-Prozess

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Geschützte Datenräume im M&A-Prozess

Bei jedem Firmenverkauf bildet die Due Diligence ein Herzstück des M&A-Verfahrens. Es handelt sich um die Prüfung der notwendigen Unterlagen, Verkaufsdokumente und Informationen durch ernsthafte Interessenten, um die Chancen und Risiken einer Transaktion bewerten zu können. Es ist üblich, 
für Zwecke der Due Diligence geschützte Datenräume einzurichten.

Damit soll sichergestellt werden, dass nur die Berechtigten Datenzugang haben und die Informationen im wahrsten Sinne des Wortes “im Raum” bleiben. Geschützte Datenräume können als physischer Datenraum oder als elektronischer Datenraum organisiert werden. Die “physische Variante” war früher Standard und wird immer noch genutzt. Verbreiteter ist heute allerdings der elektronische Datenraum.

 

Physischer und elektronischer Datenraum

Ein physischer Datenraum ist ein neutraler Ort, in dem Interessenten Einsicht in alle für die M&A-Transaktion relevanten Unterlagen nehmen können. Dort stehen ggf. auch Ansprechpartner von Unternehmensseite bereit, um Fragen zu beantworten. Neutral ist ein Ort, der sich außerhalb des zu verkaufenden Unternehmens befindet und auch kein Interessenten-Standort ist. Häufig werden dafür Hotel-Räumlichkeiten angemietet oder man nutzt Räume einer den Prozess begleitenden Anwaltskanzlei, Bank oder M&A-Beratung. Der Zugang ist nur den Berechtigten erlaubt, die Nutzung eigener technischer Geräte ist üblicherweise untersagt oder zumindest stark eingeschränkt.

Ein elektronischer Datenraum funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass die Unterlagen in elektronischer Form in einem geschützten Bereich auf einem Datenserver zur Verfügung gestellt werden. Das ist dann ein virtueller Raum. Ausgewählte Interessenten erhalten nach Authentifizierung – mittels Passwort und Namen/Account – einen Internet-Link, der den Zugang ermöglicht. Der elektronische Datenraum lässt sich durch moderne IT-Sicherheitslösungen – insbesondere durch Verschlüsselungstechnologien – effektiv vor unbefugtem Zugang und unerwünschter Informationsweiterleitung schützen.

 

Virtuelle Datenräume oft effizienter

Ein wesentlicher Vorteil des elektronischen Datenraums ist, dass auf die physische Präsenz der Beteiligten “vor Ort” verzichtet werden kann. Das erspart Zeit und Kosten und trägt zur Effizienz
des Verfahrens bei. Außerdem können die Daten hier gut vorstrukturiert werden. Die Datenbereitstellung lässt sich so im Hinblick auf unterschiedliche Zwecke und Nutzer steuern. Ein sensibler Punkt ist natürlich die Datensicherheit. Hier sollte besonders auf den
Datenserver-Standort geachtet werden. Bei Datenservern in Deutschland oder im EU-Raum kann man sicher sein, dass europäische Datensicherheits- und Datenschutzstandards Anwendung finden.

 

Grüne und Rote Datenräume

Manchmal wird auch zwischen einem “Grünen” und einem “Roten” Datenraum differenziert. Beide Varianten können sowohl physisch als auch virtuell sein. Ein Grüner Datenraum steht nach Unterzeichnung der Vertraulichkeitserklärung allen Verfahrensbeteiligten offen, ein Roter Datenraum nur einem ausgewählten Kreis. Dabei handelt es sich meist um Personen, die einer besonderen berufsständischen Verschwiegenheitspflicht unterliegen oder um eine engere Auswahl von Interessenten “in der Schlussrunde”.

Die Nutzung der Datenräume unterliegt strengen Regeln, die Einhaltung wird vom Organisator überwacht. Nur so ist es möglich, dass die Datennutzung auf den ausgewählten Personenkreis beschränkt bleibt und sich ausschließlich auf den beabsichtigten Zweck bezieht.

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